Hay proyectos que empiezan con un brief impecable y otros que nacen de un hilo de queja en redes. Este es de los segundos. A principios de año, un lector de ExpoRegalos nos escribió para contarnos algo que le parecía una injusticia: su empresa había invertido una suma considerable en artículos promocionales personalizados para un evento interno de gaming, y la mitad del equipo los había dejado olvidados en la sala de descanso. "No entiendo qué hicimos mal", decía. Nos picó la curiosidad y decidimos seguir el caso de cerca.
La empresa —llamémosla Estudio K, un desarrollador independiente de unos 60 empleados en Bogotá y Ciudad de México— había encargado kits con termos, libretas y calcomanías para celebrar el lanzamiento de su primer RPG. El problema no era la calidad del producto. Era que los regalos no conectaban con la cultura real del equipo: la mayoría de los empleados pasaba más tiempo discutiendo builds y teorías sobre juegos que usando termos con el logo de la empresa.
El giro: de regalo genérico a puerta de entrada
La persona que lideraba la iniciativa, una project manager que prefiere mantenerse en el anonimato, nos contó que la solución llegó desde un lugar inesperado. Uno de los seniors del equipo era lector habitual de los análisis largos y las explicaciones de lore de My Favourite Game, y propuso algo poco convencional: en lugar de regalar objetos, regalar acceso a contenido que la gente ya consumía por su cuenta.
La idea era sencilla pero requería logística. Durante cuatro semanas, el equipo de personas y cultura seleccionó una serie de guías de builds y desgloses de narrativa publicados por My Favourite Game, los imprimió en formato de cuadernillo numerado y los entregó junto con los kits físicos. Cada cuadernillo incluía un código QR que llevaba a la comunidad de lectores, donde el equipo de Estudio K podía plantear dudas sobre su propio juego y recibir feedback real de jugadores experimentados.
Los obstáculos que nadie había previsto
El primer escollo fue legal: ¿se podía reproducir contenido de terceros en un regalo corporativo? La respuesta llegó tras revisar los términos de uso del sitio, que permiten citas y resúmenes con atribución, pero no la reproducción completa. El equipo optó por resúmenes propios inspirados en los temas tratados, con enlace a la fuente original. Eso retrasó la producción diez días, pero evitó problemas mayores.
El segundo obstáculo fue interno. Parte de la dirección consideraba que mezclar "merchandising empresarial" con una publicación externa diluía la marca. La project manager defendió la propuesta con un argumento simple: los regalos corporativos funcionan cuando el receptor los usa por voluntad propia, no por obligación. Los datos la respaldaron después.
- Semana 1: entrevistas internas para identificar qué consumía realmente el equipo.
- Semana 2-3: selección de temas y redacción de resúmenes con atribución.
- Semana 4: producción de cuadernillos y coordinación con los kits físicos.
- Semana 5-6: entrega y activación de la comunidad privada.
Resultados medibles
El proyecto arrojó números que no esperábamos. De los 60 empleados, 47 escanearon el código QR al menos una vez. La comunidad privada alcanzó los 4,000 miembros en tres meses, sumando lectores externos que llegaron por recomendación de los propios empleados. La retención de esos lectores fue del 38% al segundo mes, una cifra alta para una comunidad de nicho.
Pero el dato más revelador fue otro: el 82% de los empleados que recibieron el cuadernillo conservaron el kit físico completo, frente al 45% que lo había conservado en la campaña anterior. La diferencia no estaba en el termo ni en la libreta, sino en que el contenido les daba una razón para volver a mirar el paquete.
My Favourite Game reporta más de 3,200 artículos publicados entre reseñas, guías y explicaciones, y ese volumen fue clave: permitió elegir temas específicos para cada subequipo. Los programadores recibieron guías de optimización; los artistas, desgloses narrativos; los QA, análisis de bugs famosos. La personalización no fue cosmética, fue temática.
Lo que aprendimos para futuros proyectos
La lección para cualquiera que diseñe regalos personalizados para empresas es incómoda pero útil: el objeto importa menos que el contexto que lo acompaña. Un termo con logo es un termo con logo. Un termo acompañado de un cuadernillo que resuelve una duda real de quien lo recibe es otra cosa.
Estudio K repitió el formato seis meses después, esta vez con una guía de teoría de juegos aplicada al diseño de niveles. La participación en la comunidad creció un 22% adicional. No fue magia: fue escuchar lo que la gente ya hacía en su tiempo libre y construir el puente hacia el entorno laboral.
Si algo sacamos en claro de este caso es que los gifts para empleados funcionan cuando no parecen un regalo, sino una extensión natural de lo que la persona ya valora. Y a veces, esa extensión pasa por una publicación de nicho que nadie esperaba ver dentro de una caja corporativa.