欢迎礼包的效果图通过了，量产仍可能出错：本子封面用了旧标志，笔和便笺数量对不上，多办公室的箱子又混在一起。审批时把“画面看起来对”与“这批货该怎样做、怎样装”分开确认，才能让设计、采购和供方使用同一个版本。
本册确认到哪一层，才适合签样？
先确认成品尺寸、纸张、内页页数和装订方式，再审批印刷。稿件文件应另列出血范围与裁切线，不能把含出血的稿件尺寸直接写成成品尺寸。封面上需要烫印、压印或其他处理的位置，要有对应图层或明确标注；具体做法由供方按实际工艺确认。
颜色审批也应记录依据。屏幕预览可以核位置和文字，但不同屏幕看到的颜色可能不同。若颜色是重要要求，约定实体样、色号或其他双方认可的校样方法，并写明由谁确认。不要把聊天里一句“看起来差不多”当成明确的量产标准。
“一套几件”要能从清单重算
每个独立交付物占一行：名称、货号或规格、每套数量、是否个性化，以及对应的样品编号。礼盒、填充物、欢迎卡和说明卡是否计入宣传中的件数，也要统一。
假设仅作清单演示，一套包含1本笔记本、2支笔和1张欢迎卡，总计4个交付物；“两支笔装在一个笔盒里”并不会自动把两支笔变成一件。若另把外盒计入件数，应明说。报价、装配检查和对外介绍可以使用不同统计口径，但必须标清楚。
光算的文具印刷稿、套装组合与装箱标签指南可作为整理基础字段的参考。实际礼包的组成和工艺，以最终批准的清单及样品为准。
多地址交付要多一张分箱表
人事团队可能关心每位新员工拿到什么，仓库关心每箱装多少，承运方关心送到哪里。把这些需求混在一张效果图里，几乎无法复核。
- 按目的地列出礼包数量、箱数和每箱套数，尾箱单独标注。
- 区分单品货号、整套货号与外箱编号，使用条码时按接收方实际要求确认。
- 为不同语言或不同部门版本设置可辨识的版本号，不仅依靠盒子颜色区分。
- 收件资料按所需范围另行传递，公开印稿和样品照片中不暴露员工个人信息。
签字页把最后一次修改钉住
签样记录至少包含文件名与版次、实物样编号、套装明细版本、标签版本、批准人及日期。审批后再修改标志、文字、纸张或组合，都应明确影响了哪些文件，并将旧稿标为停用。不能只发一张新图片，却让供方继续按旧清单装配。
交货检查先抽取对应版本的整套礼包，再从外箱向内核对。看到正确的外箱标签，不代表内部都是同一语言版本；看到一个正确样品，也不代表所有分箱都已经核过。把“印稿批准”“样品批准”“量产交付检查”分成不同记录，责任与进度会更清楚。